無償で使うことができるマイクロソフト社のRPAツールとして話題の「Power Automate Desktop」。
Power Automate Desktopを使い、入力作業など従来手作業で行われていたパソコン上の作業を自動化し煩雑な業務から解放されることで、会社や自分の価値を高めることにより多くの時間を使いたいですよね。
しかし、「ダウンロードしいざ使ってみよう!」と思い立ったものの、何から手を付けたらいいか分からず、学習サイト・書籍も少ないのが現状です。
そんな皆さまに、Power Automate Desktopの使い方について絶対に押さえるべき内容を、これから5つのステップに分けてご説明したいと思います。

Power Automate Desktopを使いこなすための5つのステップ

1.自動化したい業務手順を書き出してみよう

「あれ?」と思われる方もいるかもしれませんが、目的が曖昧なまま着手してしまうと不必要な業務を自動化してしまい、結果的に無駄になってしまうことがあります。
Power Automate Desktopでの実際のフロー作成では、「ファイルのコピー」、「メールの送信」など1つ1つの操作を細かく配置するので、事前に丁寧に書き出すことでどのようなアクションが必要か分かります。
書き出し方はシンプルで、「Excelファイルを開く」、「ファイルを開いた後1行目の値を取得する」、といったイメージで、一つひとつ誰かに丁寧に教えるイメージで行うとうまくできます。
この作業を行うことで、「自動化する以前に、この作業は本当に必要か?」などの疑問も生まれ、根本的な業務洗い出しに繋がる場合もありますので是非お試しください。

2.レコーダー機能を使ってみよう

レコーダー機能とは、実際の画面操作を記録しワークスペース内に自動的にアクションを配置する機能です。
使い方は簡単で、あらかじめ自動化に使いたいソフト・アプリを起動しておき、その後上部ツールバーの一番右に配置されているデスクトップレコーダーボタンを押下、後は自動化したい作業を行い終了ボタンを押すと自動的にアクションとして追加されます。
パソコンにインストールして使うソフトウェアやアプリケーションの操作はレコーダー機能を使うと便利です。

3.変数を覚えよう

変数とは、データを一時的に保管できる「箱」のようなものです。
その時に必要な数値やテキストをこの「箱」の中に入れることによって、格納したデータを自由に取り出せ、アクションの設定にも使用できます。
Power Automate Desktopでの変数の作り方は、[変数の設定]アクションを使って自分で作る場合と自動で作られる場合があり、自動で作った場合は最初に行ったアクションによって取得される値が初期値となります。
設定方法ですが、

① 変数>[変数の設定]アクションをクリックしたままワークスペースまでドラッグ
② ダイアログボックス表示後変数名の設定、宛先に格納する値を設定

以上で完了です。
変数名は、格納する値を説明するものであることが重要であり、そうすることによって可続性があり、不要なコメントも減らすことができます(例 変数名:Box 格納する値:箱など)
後は設定した変数を%で囲むことによって各アクション内で使用することができます。
変数を使うと全体の値を変更する際の手間が省けるだけでなく、コードを簡単に繰り返し使うことができ、保守性も上げることができるので是非覚えてみてください。

4.繰り返し処理を覚えよう

フロー作成において同じ処理を何度も実行することがあり、同じ処理をワークフロー内に記載することは決して効率がいいとは言えません。 しかし、Power Automate Desktopの[Loop]アクションと[For each]アクションを使用することで簡単に繰り返し処理を行うことができます。 今回は、回数を決めて行う[Loop]アクションの使い方についてご説明します。

  • ① ループ> [Loop]アクションをクリックしたままワークスペースまでドラッグ
  • ② ダイアログボックス表示後、開始値と終了値、どういう刻みで増やしていくかを示す増分値に数値の設定を行う
  • ③ 数値設定後は、ワークスペース内に[Loop]アクションと[End]アクションが自動生成され、この間に繰り返し行いたいアクションを入れる

以上で完了です。
開始値に入れた値は自動的に作成された変数[LoopIndex]の初期値として格納されますので、例えば開始値に1終了値に10、増分値に1を入れた場合、1から10まで1,2,3・・と変数[LoopIndex]の値が増えていくイメージです。
この変数を使い、例えばExcelの1行目から10行目までに転記作業を行いたい場合などは、作業を行いたいアクション内の[行]に[LoopIndex]を入れることで繰り返し作業が可能となります。

5.条件分岐を覚えよう

フロー作成の際、条件よって処理を変えたい場合が出てきます。
例えばExcelでの金額確認作業において、「値が10以上の場合は隣列に〇、それ以外は×をつける」といった作業を行いたい場合などで、こういった条件によって処理を変えることを「条件分岐」といい、Power Automate Desktopでは[If]アクションを使用することにより可能になります。

  • ① 条件> [If]アクションをクリックしたままワークスペース内にドラッグ
  • ② ダイアログボックス表示後、最初のオペランドに比較したい値または変数を入力、演算子で条件を入力、2番目のオペランドには比較対象となる値を入力
  • ③ [If] [End]アクションの間に行いたいアクションを入力

以上で完了です。

② の入力方法は、例えば10以上の数値に何か処理を行いたい場合は、「最初のオペランド」に比較したい値または変数、演算子に「以上である(>=)」、「2番目の値」に10を入れることになります。
条件をさらに細かくしたい場合は[If] [End]アクションの間に[Else If]アクションを追加することによって更に色々な条件によって処理を変えることが可能になります。
入力方法も[If]アクションと一緒ですので是非お試しください。

上記5つのステップを踏まえ、実際に作成してみよう

ここまで覚えたことを使って、実際にフローを作成してみましょう。
いきなり複雑な作業を自動化するのはハードルが高いと思うので、まずは簡単なExcel作業を自動化することから始め、徐々に難しくしていくのがおすすめです。
例で言いますと、Excelの1~10行目までに入っている数値で、5以上のものは隣列に〇、それ以外は×をつけるなどです。
この作業は今まで覚えたステップで確実に作成できる作業ですので、是非お試しください。

まとめ

いかがでしたでしょうか?
「Power Automate Desktopにはたくさんの機能があり、実際どこから手を付けていいかわからない!」という方が多いと思いますが、実際はこの5つを覚えれば大半の作業は自動化させることが可能です。
繰り返し使用することで確実にスキルが身につきますので、皆さんも最後まで諦めずに使ってみてくださいね。