PC作業を自動化してくれる夢のツール、Power Automate Desktop。日々の煩雑な作業から解放されたいという思いから、本記事にたどり着いた方も多いのではないでしょうか。
無償で使えるツールということもあり、「ひとまず試してみたい!」と思う方も多いと思いますが、実際にPower Automate Desktopではどんなことができるのでしょうか。
本記事では事例も含め、Power Automate Desktopでできることを事例も含め紹介したいと思います。

Power Automate DesktopはPC作業の大半を自動化できる!

Power Automate DesktopではPC作業の大半を自動化できます。自動化というとExcelマクロ(VBA)をご存じの方も多いと思いますが、Excelマクロ(VBA)の自動化対象範囲はOffice製品内に対し、Power Automate Desktopでは、ブラウザや各種アプリケーション操作なども含めた作業も自動化対象範囲となるため、非常に広範囲にわたって自動化させることが可能です。
実際の日々の事務作業はOffice製品だけでなく、会社のシステムを使った手入力作業など広範囲に渡ると思いますので、PC作業の大半を自動化できるというのは非常に嬉しいことですよね。

手順が決まっている定型業務が得意

Power Automate Desktopの自動化の範囲が分かったところで、その後は具体的にどういった内容を自動化できるか気になるところです。
Power Automate Desktopでは、自ら考えて判断するような作業は自動化することができませんが、あらかじめ手順が決まっていて単純な作業であれば簡単に自動化させることができます。Excelの転記作業などがそれにあたり、繰り返し大量に行う作業であればあるほどより大きな削減効果を得ることができます。
また、Power Automate Desktopは実際の作業スピードが速いのはもちろん、入力処理が正確な事から、入力ミス、またそのミスから発生する手戻りがなくなり、そのことによる時間削減効果もかなりあります。Power Automate Desktopを使い大量のデータを自動化することで、全体的にかなりの時間削減効果が得られるでしょう。

24時間365日稼働可能

Power Automate Desktopのシナリオ実行はボタン一つで稼働可能で、実行後は特に操作が不要となります。
例えば退勤前にボタンを押した場合、翌朝出勤時には作業を完了しているなど、日々の煩雑な定型作業を自動化することによって残業することもなくなり、肉体的・精神的負担をかなり減らすことができます。
人間ができる作業時間は限られているので、自分が作業していないときに稼働してくれるのは非常にありがたいですよね。

Power Automate Desktopの使用例

ここまで述べた内容をもとに、Power Automate Desktopの簡単な使用例をご紹介したいと思います。
実際に読み進めていくうちに皆様にあてはまる例もいくつかあると思いますので、最後まで読み進めてみてください。

システムへの手入力作業

日々の業務において、勤怠情報、顧客情報、在庫情報入力など、会社システムに手入力する作業が発生する方は多いと思います。一例ですが、勤怠情報入力にあたってExcelに記載されている社員1月分の勤怠情報(出社時間、退社時間など)をシステムへ手入力する場合、一人当たりの入力項目数も多く、かつそれを複数人分入力しなければいけないため、入力にかなりの時間がかかりますよね。しかしこういった作業も、Power Automate Desktopを使えば簡単に自動化させることができます。
先ほども申し上げた通り、あらかじめ手順が決まっていて繰り返し行う作業であれば簡単に自動化が可能であり、またこれに条件分岐を付け加えれば、「残業時間20時間を超えた社員にはチェックを付ける」などの作業をつけ加えることも可能になります。
こういったシステムへの手入力作業はどの部署にも限らず発生する作業だと思いますので、自動化することによって会社全体の時間削減効果はかなり高くなります。

Webブラウザを使用した使用例

記載されている情報があっているか確認するために、Webブラウザを使用し検索・照合することがあると思います。
例えば社員の電車交通費申請の金額が正しいか確認・照合する作業がこれにあたり、Excelなどに記載の社員情報、出発地、到着地、その区間の交通費金額をもとに、Webブラウから乗換案内サイトにアクセスし、各種情報入力後、乗換案内サイトの金額とExcel記載の金額が合っているか確認する必要があると思います。
こういった作業もPower Automate Desktop を使えば簡単に自動化が可能です。
ブラウザを使用する作業は、ブラウザを開いたり閉じたりする手間だけでなく、検索結果が出るまで少し時間がかかったりするなど予想以上に時間がかかる作業だと思いますので、こちらも自動化することで日々の作業がかなり楽になり、正確性もあがるため、ミスや漏れなく確認作業を進めることができるでしょう。

メール送信の自動化

Power Automate Desktopではメールの作業を自動化することも可能です。
例えばご案内メールを顧客に1件1件送らなければいけない時などは、宛先を一つ一つ確認し、本文のお宛名を変えるなど、細かい作業が発生するのでミスも起こりやすく、件数も多ければかなりの時間を要します。
ましてや、お宛名を間違えるようなことがあれば顧客に対する印象も悪くなり、最悪の場合は取引停止などになりかねませんので、確実に行いたい作業ですよね。
Power Automate Desktopでは、顧客情報をまとめたExcelなどの情報をもとに、こういったメール送信作業もミスなく確実に行ってくれるので、ミスが起こる心配も少なく、作業時間も大幅に短縮することが可能です。
時間削減だけでなく、確認作業が少なくなることでの心理的負担もかなり軽減することができるので、自動化におすすめしたい一例です。

まとめ

いかがでしたでしょうか。
無償ツールということで、どこまで使えるか不安に思う方もいらっしゃったかと思いますが、PC上の大半の作業を自動化することができることがお分かりいただけたのではないでしょうか。
自動化することで日々の煩雑な作業から解放され、本来自分が集中したい作業に集中でき、より本業で成果を上げることが可能です。
興味がある方はまずはダウンロードし、簡単な作業から自動化することをおすすめします。