RPA導入のメリット
RPAの導入により、運用効率、コスト削減、人材の質の向上、企業の競争力の強化、人材不足の解消などのメリットが期待されます。これらのメリットの中でも、「簡単な作業の負担を軽減する」ことで、従業員の意欲を高め、熱心に仕事ができる環境を整えることができます。その結果、より質の高い仕事ができるようになり、利益の増加につながります。
マンパワーの削減と業務効率化
RPAは、設定された作業に従って直接かつ正確に作業を行います。これによって手動の作業負荷、特に入力と転記作業にかかる時間が大幅に削減されます。たとえば、RPAは、PDF発注書を注文管理システムへの転記作業に取って代わり、作業時間と工数が短縮できます。
成果の向上と時間の有効利用
入力タスクなどの単純なタスクに費やす時間がなくなることで、調査の計画やビジネスの改善などの創造的なタスクに集中できます。このように、RPAのメリットは、単純なタスクを排除するだけでなく、会社全体の運用効率を向上させることにあります。その結果、繁忙期には他のコアタスクに人を割り当てることができます。
作業ミスの抑制
手動入力が続く限り、作業エラーを完全に排除することはできません。投稿しただけでも、入力フィールドが間違っていたり、大文字と小文字が異なっていたりすることがよくあります。 RPAはロボットなので、間違えることはありません。このように、RPAには安全機能として機能し、人為的ミスによる損失を防ぐという利点があります。
コスト削減
前述の運用効率は、コストの削減にもつながります。かつては単純労働にも人件費がかかり、多くの従業員が重要な書類を作成するのに不釣り合いな負担をかけていました。 RPAは人件費を必要としないため、人件費を大幅に削減できます。たとえば、金融機関は、RPAを使用してビジネスプロセスを数十年にわたって自動化することにより、コストを削減することに成功しています。
対応スピードの向上
RPAは、ビジネスの効率を向上させるだけでなく、サービスも向上させます。金融機関は、ローンを決定する際に、会社情報、財務諸表情報、取引情報、ローン記録などのデータベースを検索して分析し、ローン審査資料を作成する必要がありました。データベースを検索して試験形式を入力するには多くの時間がかかります。課題は、作業時間を短縮することでした。
結果、RPAの導入後、年間3,000時間～4,000時間もの作業時間を削減することができました。 RPAはデータベースから情報を自動的に取得し、人間に代わって必要なフィールドのほとんどに入力し、担当者は、調査や入力の負担から解放され、分析により多くの時間を費やすことができるため、より適切な融資判断を行うことができました。
業務見直しのきっかけになる
RPAを導入する前に、ビジネスコンテンツを調査し、ビジネスフローを確認する必要があります。これは通常の仕事に戻る良い機会です。また、作業の自動化に向けて取り組んでいるため、現場からの声が、作業自体の長所と短所、改善すべきアイデアについて自発的に発言することが期待できます。 RPAには、会社の業務効率向上を促進する効果もあります。
現場の段階で開発、設計ができる
RPAは複雑なプログラミングスキルを必要としません。ボットを視覚的に設計および変更できるRPAツールは多数あるため、フィールドの観点からRPAをカスタマイズできます。誰でも使用できる柔軟性もRPAの利点です。以前は、ビジネスプロセスやルールが少しでも変更された場合、それをシステムに反映することは困難でしたが、RPAツールを使用すると、調整ポイントをその場で反映できます。
スケジュールを短縮できる
人間とは違い、RPAは疲れることは無いので24時間365日稼働します。その結果、運用スケジュールを大幅に短縮することができます。 RPAが委託するワークフローが多いほど、リードタイムが短くなり、ワークスタイルの改革が進みます。
このように、RPAは多くの短期的および長期的な利益をもたらします。社会情勢の変化は、新たな利点を生み出す可能性があります。
RPAのデメリット
前述のように、RPAには多くの利点がありますが、うまく活用できない場面を想定する必要もあります。デメリットになる可能性のあるいくつかのポイントをご紹介します。
費用対効果が高いとは限らない
RPAを活用するには妥当なコストがかかります。 RPAの選択、RPAのガイドラインの作成、ロボットの構築、導入後のトレーニングに加えて、作業を定義し、RPAのパフォーマンスをテストすることも必要です。
通常の業務と並行してこれらの業務を遂行することは非常に困難であり、場合によっては専門会社を下請けに出します。第一に、RPAツールは安価ではなく、年間少なくとも数十万円の費用がかかります。 RPAに残っているタスクがほとんどない場合、その効果はそれだけの価値はありません。 RPAを導入する際には、費用対効果を慎重に検討する必要があります。
業務変更時の対応が必要
ロボットは確立されたルールに従って動作するため、使用するブックと入力を変更するだけでロボットを変更する必要があります。適切な修理を行わないと、問題が発生し、操作が妨げられます。
突如の停止リスク
何らかの理由でRPAが停止するリスクがあります。自動停止の要因には、Wi-Fiの切断、Google Chromeなどのブラウザのバージョンのアップグレード、オペレーティングシステムの更新が含まれます。最初に停止したときにスレッドを作成し、徹底的なテストを実行し、日常のメンテナンスを実行することで、ダウンタイムのリスクを減らすことができます。
RPA導入のデメリットへの対策
最後に、欠点とリスクを最小限に抑え、RPAを正常に実装するために必要な対策をまとめました。
以下の点を踏まえてRPAをうまく活用しましょう。
プロセスの文書化と対象業務
RPAによる自動化された業務のブラックボックス化を防ぐために、RPA化されたビジネスフローとRPAの操作方法をマニュアルにまとめ、導入時に責任者を次の人に引き継ぐことができるようにします。 また、作成したマニュアルは、誰もが見られる場所に保存し、内容が変わったらすぐに更新できるので、常に最新の状態で保存できます。
RPAツールの選択
RPAを効果的に使用するには、組織の規模、展開の目的、必要な機能、予算などを考慮して、最も適切なRPAツールを選択することも重要です。中規模から大規模の企業にはサーバークラウドタイプのRPAを選択し、個人事業主および中小企業にはRDA（パソコン単体にインストールされたRPA）を選択することをお勧めします。
RPAの責任範囲の定義
RPAのセキュリティ対策の一環として、ロボットの使用許可とID/パスワードを厳重に管理します。特に、ロボットを使用する権限は、作業に関与する従業員に限定する必要があります。また、ロボットに付与されるIDやパスワードは、従業員以上のレベルで管理することが望まれます。
情報システム部門と現場との連携強化
RPAは独自のインフラで実行されます。したがって、オペレーティングシステムとガバナンスの面で、サイトと情報システム部門の連携が不可欠です。両当事者が情報を共有し、定期的なシステムのバックアップ、ロボットの管理、障害・災害対策など、フィードバックを提供するためのメカニズムを構築する必要があります。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
RPAの導入を成功させるためには、RPAのメリットだけでなく、デメリットも理解し、運用体制を確立することが重要です。ここで採用の流れとポイントを参考にしながら、ビジネスに合ったRPAツールの採用を検討してみてはいかがでしょうか。また、導入コストを低く抑えながら、RPAの影響を体験することもお勧めします。小規模から始めたり、比較的安価なツールを使用して、RPAの効果を体験してみるのも良いでしょう。