Microsoft 365導入に際して様々なメリットがあります。今回は「コスト面」「管理面」に分けてご紹介します。
コスト面での導入メリット
Microsoft 365には、初期コストが低く、任意の数のユーザーと契約してコストを最適化できるなどの利点があります。
ユーザー数に合わせて契約可能
サブスクリプションのライセンスであるMicrosoft 365は、現在のユーザー数に基づいて契約します。一般的なビジネスの場合、年間プランでは、年間ベースでコストを最適化できます。 これは、従業員数が増減する企業にとって大きなメリットです。たとえば、プロジェクトに外部の人材を採用する場合、一時的な増加分だけユーザー数を増やすことができます。
初期費用を抑えられる
Microsoft 365はサブスクリプション料金で月々または年間で利用料を支払うため、初期費用を抑えられます。たとえば、Microsoft 365 Business Standard では1ユーザーあたり1,360円（税別）／月、Microsoft 365 Business Premium なら2,390円（税別）／月です。また、1カ月間は無料で使用できるため、試験的に導入することが可能です。（2022年5月現在）
従来のパッケージ版Officeの欠点は、初期コストが高いことです。様々な費用がかかる新しいビジネスを始める際、Officeにかかる費用負担は小さくないでしょう。 Microsoft 365を使用すると、契約と同時に最新の高性能アプリケーションとサービスを初期費用なしでインストールできます。
マルチデバイス対応
Microsoft 365は複数のデバイスと互換性があり、主要なオペレーティングシステムにインストールできます。1ユーザーにつき、5 台のパソコン、5 台のタブレット、5 台のスマートフォンに Microsoft 365をインストールしてサインインが可能です。 タブレットやスマートフォンの利用が増えるにつれ、ユーザーが使用するデバイスの数も増える傾向にあります。しかし、Microsoft 365は、ほとんどの場合、追加費用なしで処理できます。
管理面での導入メリット
セキュリティ対策やバージョン管理などの管理面の業務においても、Microsoft 365は大きな利点があります。
最適で高度なセキュリティ対策
Microsoft 365は、高度なセキュリティ対策が施されています。 Microsoft 365へのアクセスは、多要素認証で制御されます。さらに、マルウェアによるサイバー攻撃に対する防御、ファイルや電子メールへの閲覧、および編集に対する保護が実装されています。
ユーザーベースでアクセス権を管理することも可能です。たとえば、組織編制のサイクルが多い職場でも高いセキュリティを維持できます。
常に最新版にアップデートされる
最新バージョンを、Microsoft 365契約の期間中はいつでも利用できます。インターネットに接続していれば、自動更新が実行されるため、従業員全員のバージョンを簡単に同期できます。 ファイルやアプリケーションを共有する場合、バージョンが異なれば互換性が必要になり、また、誤動作が発生した場合は、特定の条件下で発生するかどうかを確認する必要があります。しかし常に同じバージョンを使用している場合は、この労力が軽減され、負担が軽くなります。
BCP（事業継続計画）対策としても有効
サーバーやリソースを社内で管理するローカルタイプでは、事故や災害などでシステム障害が発生した場合の復旧が困難です。一方、クラウドベースのMicrosoft 365では、情報は複数のMicrosoftデータセンターに保存されます。 Microsoft 365の導入は、BCP（事業継続計画）の手段としても効果的です。
まとめ
いかがでしたか？
Microsoft 365を余すところなく活用すれば、DX（デジタルトランスフォーメーション）が簡単に可能になり、投資対効果も非常に大きくなります。
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