SharePointとは？
SharePointは、Microsoftが提供するエンタープライズファイル共有およびコラボレーションサービスです。
MicrosoftのOne driveは、SharePointと比較されるサービスです。
どちらもファイル共有サービスですが、単純な違いは、SharePointは組織向けであり、One Driveは個人向けであるということです。
SharePointは、ポータルサイト（チームサイト）を作成することもできます。
各部門、チーム、プロジェクトのファイルと情報を管理するのにより効果的です。このため、SharePointはビジネス分野で広く使用されています。
SharePointの機能6選
Microsoft 365 SharePointには、安全で簡単な情報交換を実現する機能や、業務効率化や在宅勤務支援などに利用できる機能があります。
今回は、下記6つの典型的な機能を紹介します。
（1）リスト
リストは、カレンダー、アンケート、連絡先、課題追跡などのさまざまな情報をデータベースとして管理するツールです。
データベースのように各列に列を設定し、行にデータを追加して保存します。フォームから簡単にデータを入力できるので便利です。
また、自由に作成できるカスタムリストや、テンプレートから作成してチームで共有したり、個人で使用したりできるリストなど、さまざまなフォーマットがあります。
（2）ドキュメントライブラリ
ドキュメントライブラリは、ファイルを保存するための安全な領域であり、情報を共有したり、チーム、内部および外部のメンバーと共同作業したりできます。
ドキュメントや画像などのファイルをアップロードおよび保存したり、チーム内外のメンバーとファイルを共有したり、Office for the Webでドキュメントを開いて編集したり、同時に複数のユーザーと同じドキュメントで作業したりできます。
（3）ポータルサイトの作成
ポータルサイトは会社または部門内のSharePointで作成され、ファイルと情報はポータルサイト内で共有されます。したがって、最初にポータルサイトを作成する必要があります。
ポータルサイトの作成には、もともとサイト作成の詳細な知識が必要ですが、SharePointでは、詳細に指定および作成されたカスタムテーマとともに、多くのテーマテンプレートやWebパーツが用意されているため、サイトの立ち上げが簡単です。
（4）ワークフロー
ワークフローは、複雑になりがちで、システム上で完了できるビジネスプロセスを定義する機能です。ワークフローを導入することで、エラーを回避し、作業効率と生産性を向上させることができます。
従来は手作業や紙媒体で行っていた承認作業などをワークフロー化することで、システム上での承認が可能になり、開発や調整が難しくなく、これらの機能を簡単に作成できます。
（5）ファイルやサイトの全文検索
SharePointの検索機能は、ドキュメントライブラリに保存されているファイルだけでなく、サイト上のすべての情報を一度に検索できます。
さらに、最新のMicrosoft 365 SharePoint検索機能は、Microsoft Searchを利用して、Word、Excel、Outlookの電子メールなどのデータを一度に検索します。
（6）Officeアプリケーションとの連携
Microsoft 365 SharePointはOfficeと連携し、SharePoint上で使用できます。
SharePointを開くデバイスには、OfficeがWebブラウザだけでインストールされていない環境が存在する場合があります。それでも、Office for the webを使用すると、WordやExcelなどのOfficeデータを参照および編集できるため、環境や場所に関係なくビジネスを行うことができます。
SharePointの強み
SharePointの強みについてご紹介します。
Microsoft製品とのシームレスな連携
SharePointは、Microsoftが提供するSaaSサービスです。
マイクロソフトが提供する他のサービスとの親和性が高く、連携することで運用効率の向上が可能です。
たとえば、Teamsを使用している場合は、Teamsでファイルを管理できます。
さらに、スケジュールをOutlookにリンクすることでスケジュールを共有できます。
その結果、SharePointはMicrosoft製品との親和性が高く、その大きな強みは単純な接続にあります。
完璧なセキュリティ対策
Microsoftは、SharePointに対して可能なすべてのセキュリティ対策を講じています。
- ● 不正アクセスへの対策
- ● データ漏洩防止策
- ● 完璧なセキュリティ対策データ送信中の暗号化
- ● サイバー攻撃への対策
管理者は、ユーザーのアクセス権を制御することもできます。
各ユーザーに適切なアクセス権を付与することで、外部のセキュリティ対策に加えて内部の対策を講じることができ、より厳重なセキュリティ対策を講じることができます。
SharePointは、Microsoftのクラウドサービスに最適なセキュリティ対策を講じているため、ユーザーは安心してサービスを利用できます。
バージョン管理
SharePointを使用すると、ドキュメントをバージョン管理できます。
バージョン管理は、ドキュメントへの変更を追跡します。
たとえば、SharePointでWordファイルを変更すると、SharePointは変更前の状態を記憶します。
これにより、変更したWordファイルを変更前の状態に復元することもできます。
つまり、SharePointは自動的にバックアップするので、誤ってファイルを変更または削除した場合でも、安心してバージョン履歴から復元できます。バージョン管理を使用すると、ユーザーエラーに対処できます。
まとめ
SharePointの詳細とSharePointの賢い使い方を紹介しました。
ドキュメント管理と情報共有の合理化を検討している場合は、SharePointの採用を検討することをお勧めします。
Microsoft 365には、これらの便利なアプリの多くが含まれています。 Microsoft 365をまだ導入されてない場合は、この機会にMicrosoft 365への切り替えを検討してみませんか？
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