Microsoft 365には多数のアプリがあり、「Lists」もその中の一つです。本稿ではMicrosoft 365を使い尽くすために、Microsoft Listsにどんな機能があるのかの紹介をはじめ、活用するメリット、Excelとの違いなどを解説します。
Microsoft Listsとは？
Microsoft Listsがリリースされたのは2020年9月です。
もともとはSharePointにあった「リスト」という機能でしたが、これに直観的なインターフェースを追加し、多数の用途別テンプレートを用意するなど、より高度なリストをコーディングなしに実装できるようパワーアップしています。
そのため、SharePointリストと混合した表記をされることがよくありますが、本質的には同じものです。ただし、UI要素が異なるため、操作マニュアルなどを読む際は注意してください。
また、SharePointリストで作成されたものはMicrosoft Listsにも共有されます（逆も同じ）。
SharePointの「リスト」はSharePointにアクセスしてから「リスト」の項目へ移動する必要がありましたが、Microsoft Listsは単体アプリとなっているので、アクセスまでの手間が省けるのはユーザにとってありがたい点と言えます。
Microsoft Lists（SharePointリスト）は、行と列で構成される表形式のデータ管理アプリケーションです。
見た目がExcelと似ているので比較されがちですが、Excelは「表計算ソフト」です。Microsoft Listsは計算機能というよりもデータベースとしての機能があるため、実際にはMicrosoft Accessの方が近いでしょう。
AccessはクライアントPCでのローカル環境での使用を想定したアプリケーションですが、Microsoft Listsはクラウド上でデータ管理が可能です。
Microsoft Listsを使うメリット
では、Microsoft Listsを使用するメリットを以下に整理してみましょう。
- ● Microsoft 365ユーザは無料で利用可能
- ● Teamsアプリとの連携が容易
- ● 多数のテンプレートから簡単にリストを作成できる
- ● さまざまなプラットフォームに対応したアプリがある（デスクトップアプリ、スマートフォンアプリ、Teamsアプリ）
- ● 予定表ビューが使いやすい
- ● Excelとの互換性が高く、ExcelへのエクスポートやExcelからのリスト作成が簡単
- ● Power AutomateおよびPower Apps用のコネクタが利用可能であるため、互換性が高く、データソースとして扱いやすい
特に便利なのが、多数のテンプレートが用意されている点です。
例えば、「案件管理」テンプレート。
案件番号と案件内容が紐づくようにあらかじめコーディングされたテンプレートが用意されています。
報告日などを設定しておくと、「予定表」ビューに切り替えるだけで案件スケジュールがカレンダー表示できるため、日程管理にも便利。
またクラウド上で管理しているため、チームメンバーとのデータ共有も簡単です。
Excelとの違い
先述したように、Excelは「表計算ソフト」です。一方で、データベースとして使用されるシーンが多いのも事実。
Microsoft ListsにもExcel形式で表記するテンプレートや、Excelへの書き出し機能があるため、まったく別物と考えることもないでしょう。
しかし、Excelは本質的にデータベースソフトではないため「これがやりたいのにうまくいかない」というケースが度々発生してしまいます。
その点、Microsoft Listsはデータベースソフトです。さらに同じMicrosoft 365のPower AutomateやPower Appsとも連携することで、業務の自動化へつなげることも可能になります。
また、オンラインソフトのメリットを生かし、データのチーム共有だけでなく、そこからコメントでやり取りすることができ、オンライン上での案件進行・管理がスムーズです。
まとめ
Microsoft 365には、Microsoft Listsを含む、便利なアプリの多くが含まれています。 Microsoft 365をまだ導入されてない場合は、この機会にMicrosoft 365への切り替えを検討してみませんか？
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